143.文件材料歸檔的重要性

黨代表大會或者黨員大會閉幕后，及時將文件材料整理歸檔，建立起一套系統(tǒng)、完整的黨代表大會或者黨員大會檔案，是加強黨的建設(shè)和健全黨代表大會或者黨員大會制度的一項非常重要的工作。其重要性在于：第一，使本次換屆會議的來龍去脈有據(jù)可查。第二，留下寶貴的歷史資料，為以后的換屆工作提供借鑒。第三，對人事安排和換屆選舉工作等方面的材料進行整理、立卷、歸檔，該銷毀的銷毀，不散失。這是保密工作的需要。第四，便于檔案部門管理和有關(guān)部門使用。

144.文件材料的分類與歸檔

黨代表大會或者黨員大會文件材料分類和歸檔的一般做法是：首先，做好文件材料收集整理。凡是與換屆選舉有關(guān)的重要文件材料，比如，召開大會的決定、請示，上級黨委的批復、黨委和紀委報告、候選人名單、選舉辦法、當選名單等，都應(yīng)收集齊全，并根據(jù)文書檔案管理的有關(guān)規(guī)定，按照文件材料形成的規(guī)律、特點和內(nèi)容，進行整理歸類。其次，立卷歸檔?？梢园磧?nèi)容立卷，即將內(nèi)容基本上是反映同一方面問題的立在一個卷內(nèi)，如將請示、報告、批復立一個卷、黨委（紀委）候選人名單、候選人登記表、選舉結(jié)果另立一個卷。也可以按時間順序和工作程序立卷。立卷歸檔的材料要完整無缺，能反映出工作的全過程，特別是經(jīng)領(lǐng)導審簽的文件材料，一定要整理歸檔。

145.文件材料的管理

文件材料立卷并經(jīng)復核后，檔案管理人員要進行科學管理，以便使其得到合理有效的利用。

首先，要確定文件材料的保管期限。根據(jù)文件材料的特點、工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，把文件材料的保管期限劃分為永久、30年和10年3種。對于沒有立卷，仍有一定保存和使用價值的材料，可作短期保存。

其次，文件材料的保管要合乎要求。(1)要配備堅固耐用的存放檔案柜。(2)排列整齊，便于管理和使用，不僅檔案柜排列要整齊合理，而且文件材料的存放也要整齊合理。凡是立卷的，都應(yīng)編號整齊地放入檔案柜。打開檔案柜，案卷題目、形成時間、卷宗序號一目了然。沒有立卷作短期保存的，應(yīng)單獨存放。(3)要有專人管理。管理人員要將所有存入文書檔案的材料登記造冊，做到底子清，心中有數(shù)。還要建立一套規(guī)范、適用的檢索系統(tǒng)。

最后，要實行嚴格的文件材料查閱、借用制度。(1)要嚴格查閱和借用手續(xù)。檔案材料不得讓無關(guān)人員翻閱。凡需查閱和借用的檔案材料，必須經(jīng)有關(guān)負責人同意，并填寫《查閱借用檔案登記冊》。(2)借用者必須愛護檔案材料。不得拆散、圈畫、涂改檔案材料。未經(jīng)管理人員或者有關(guān)負責人同意，不得復制材料。(3)及時催要。凡借用換屆檔室，查閱后必須及時歸還；無正當理由，不及時歸還的，管理人員應(yīng)抓緊催要，以免丟失或者影響使用。(4)注意保密。黨代表大會或者黨員大會后，一些人事安排材料仍屬于保密材料，在管理和利用過程中要防止泄密。

146.會后工作總結(jié)的基本要求

黨代表大會及黨委、紀委一次全會閉幕后，及時進行會后工作總結(jié)，對于健全黨代表大會制度，不斷提高黨代表大會的質(zhì)量，有著十分重要的意義。黨代表大會從籌備到閉會，時間長、工作量大，涉及的方面多，其工作總結(jié)可分為全面工作總結(jié)和有關(guān)方面的工作總結(jié)。黨的委員會一般應(yīng)對大會的全面工作進行總結(jié)。有關(guān)方面的工作總結(jié)，主要包括：辦公廳對整個會務(wù)工作進行總結(jié)，組織部對換屆人事安排和大會選舉工作進行總結(jié)，宣傳部對大會宣傳工作進行總結(jié)。工作總結(jié)要實事求是，要注意總結(jié)經(jīng)驗教訓。

黨員大會閉會后，黨的基層委員會或者總支部委員會（支部委員會）也應(yīng)對換屆工作進行必要的總結(jié)。